CRONO DESAFÍOS
Pareciera que para organizar un evento deportivo tan sólo hay que tener una buena idea y llevarla a cabo. Pero, hay muchos pasos a seguir para que el evento llegue al éxito y no se quede en el camino. Acá te contamos 10 claves que te pueden ayudar a la hora de organizar ese evento que soñás.
Como en el deporte, los organizadores también tienen que estar entrenados
Sí, parece algo realmente sencillo y fácil de llevar a cabo. Se nos ocurre un evento, le ponemos un nombre, hacemos un logo y lo viralizamos en las redes. Pero cuando lo ponemos en marcha nos vamos a dar cuenta de que para organizar eventos deportivos hay muchos factores a tener en cuenta. ¿Por qué? Principalmente porque las actividades deportivas tienen necesidades particulares, como seguridad, salud, sistemas de mediciones y muchos otros detalles que , si no los conocemos, nos pueden generar complicaciones a último momento.
Acá te contamos las 10 cosas que tenés que saber para estar bien organizado.
1 Objetivos, público y deporte
Como con cualquier evento, si vamos a organizar uno tenemos que definir los objetivos, el por qué lo hacemos y qué meta hay que alcanzar. Además, tenemos que pensar quién es nuestro público objetivo, a quiénes vamos a apuntar para captarlos como participantes.
Y, no menos importante, tenemos que pensar qué práctica o prácticas deportivas van a formar parte de nuestro evento, y, obviamente que sean del agrado de nuestro público objetivo.
2 Dónde
Muchas veces el lugar es el protagonista del evento deportivo, es importante seleccionar el espacio perfecto, el recinto adecuado, el escenario ideal para que el público lo encuentre interesante y desafiante. ¿Un estadio? ¿un escenario natural? ¿una pista? ¿alta montaña? Y más allá del interés del público, tenemos que preguntarnos si el lugar va a ser apto para la cantidad de gente que estamos esperando reclutar.
3 Presupuesto
Acá viene la parte que menos le gusta a los organizadores: el presupuesto. Cuanto más organizado lo tengamos, menos sorpresas vamos a tener durante el evento y mejores resultados podemos lograr. Lo ideal es fijar un presupuesto global por todo el evento y disgregarlo luego en cada categoría o detalles que comprenda nuestra propuesta: efectivo para materiales de promoción, catering, pagos para el staff que coodine, seguridad, equipamiento, cronometraje, apps específicas, softwares, etc.
4 Permisos y licencias
Hay que informarse sobre los permisos, licencias o seguros que pueda llegar a requerir el uso del lugar que queremos para nuestro evento. El uso de la vía pública, la música, zonas naturales, venta de bebida y comida o fijación de cartelería y comunicación son cosas que pueden llegar a requerir permisos que tenemos que conseguir. Además, podrían pedirnos seguro médico, seguro de responsabilidad civil, contra terceros y hasta por habilitar un estacionamiento. Todo esto tenemos que chequearlo con el lugar que elijamos como sede del evento y son puntos vitales para que todo salga bien.
5 Organigrama
Sí, los organizadores tienen que tener todo organizado, aunque suene redundante. Por eso, podrías definir un organigrama que establezca quién es el responsable de cada área, qué tareas tiene que llevar a cabo, cuándo y cómo las hará. Este organigrama idealmente tendría que ser compartido con el equipo completo, para que todos sepan a quién acudir si hay algún inconveniente y qué hacer para solucionarlo.
6 Cómo, cuándo
El público necesita saber el periodo de inscripción, la fecha del evento, el lugar en donde se va a realizar, las vías de contacto y los requerimientos de vestimenta o accesorios que hagan falta. También es bueno compartir el reglamento y condiciones de participación. Cuando tengas definido todo esto, hay que comunicarlo para que la gente se entere.
7 Correr la voz
Una vez que esté todo definido, tenés que pensar en diseñar una comunicación para llegar al público. Cuanta mayor difusión hagas, más gente se va a enterar de tu evento y más posibilidades de éxito va a tener. Por eso podés pensar en una web, un blog, whatsapp, redes sociales, newletters, notas en diarios, difusión con publicidad paga y recomendaciones boca en boca.
8 Vestuario e identificaciones
Parece un punto menor, pero tanto el personal, como los jueces, los ayudantes de campo y los organizadores tienen que tener una identificación clara. También los participantes y los deportistas. Diseñá identificaciones personales y un vestuario que llame la atención y difundilo para que lo adquieran los participantes.
9 Invitados y medios de comunicación
No te olvides que probablemente recibas invitados que requieran una atención especial, como por ejemplo un deportista estrella que se sume a tu participación, o un influencer que decidiste invitar para que sea parte de la competencia. Hay que planificar su alojamiento, traslado hacia el lugar del evento y consultarles acerca de catering, tratamientos de recuperación post evento y lo que necesiten para participar contentos.
La prensa es también parte fundamental del evento, porque ellos son los que van a hablar acerca de todo lo que pasó. Es bueno asignarles un lugar específico para que tengan una buena visualización de la competencia y tener en cuenta su confort durante la misma.
10 Seguridad
Más allá de lo mencionado en el punto 4 sobre seguros que podría llegar a pedirte el lugar en donde realices tu evento, es importante que tanto el público como los participantes se sientan seguros y lo estén. Nunca está de más elaborar un plan de emergencia, tener un médico en el evento y contactos de emergencia.
Y antes de que te des cuenta el evento ya va a haber ocurrido y seguramente con éxito. Pero, no descuides el después, porque es el momento ideal para difundir los resultados, los mejores tiempos de los participantes y las notas que haya hecho la prensa.
Nota por: Melina Pariente
Fuentes consultadas: https://www.eventbrite.es/blog
